Europoles GmbH & Co. KG: Effektive Zusammenarbeit mit Microsoft Lync

Die Herausforderung

"Wir wünschten uns eine ITK-Lösung, die es den Bereichs- und Abteilungsleitern am Hauptsitz in Neumarkt und im neuen Werk in Polen ermöglicht, sich einfach und effektiv auszutauschen", erklärt Manuel Grad, Teamleiter IT-Infrastruktur bei Europoles. Um die richtige Lösung zu finden, setzte das Unternehmen auf einen Proof of Concept mit Microsoft Lync 2013: Exemplarisch wurde das Vorgehen für eine Anbindung von kleinen und großen Standorten durchgespielt. Auf dieser Grundlage konnten auch entsprechende Kostenrechnungen beispielhaft dargestellt werden.

Für den Proof of Concept holte sich Europoles nach einer Evaluation weiterer Lösungen und Dienstleister datac Kommunikationssysteme als Microsoft Lync-Lösungsspezialisten ins Haus. "Neben der Expertise und den entsprechenden Zertifizierungen im Lync-Umfeld wurde uns datac zudem von einem Geschäftspartner empfohlen", begründet Grad die Entscheidung.

Die Lösung

Im Rahmen des Proof of Concept wurden 40 User mit Lync Online über Office 365 vernetzt. "Die meisten Anwender nutzen Instant Messaging und Presence. Für die standortübergreifende und internationale Zusammenarbeit werden Audio-, Videokonferenzen und Desktop-Sharing eingesetzt." Telefonie und CTI sind derzeit noch an einer Siemens HiPath 4000 angebunden. "Bei der Telefonie sind wir noch längerfristig an Verträge gebunden", erläutert Grad. "Die Resonanz unserer Mitarbeiter ist sehr positiv. Denn das Handling ist intuitiv, Lync fügt sich nahtlos in die Office-Umgebung ein." Einen Aspekt hebt Manuel Grad jedoch hervor: "Der User muss von Anbeginn mit ins Boot." So habe man bei Europoles nicht nur Key User und den Betriebsrat bereits in der Planungsphase beteiligt, sondern auch die Anwender umfassend geschult. "Wir haben einen Quick-Guide entwickelt, How-to-Videos erstellt und bieten Remote-Trainings an, wenn eine Schulung vor Ort nicht möglich ist."

Die Vorteile

In der Kommunikation zwischen Standorten in unterschiedlichen Ländern spiele bei Europoles vor allem Instant Messaging eine wichtige Rolle. "Nicht jeder kann perfekt Englisch sprechen. Da ist die Kommunikation über einen Chat einfacher", weiß Manuel Grad. Desktop-Sharing optimiere zusätzlich den Informationsfluss. "Zusammenarbeit wird effektiv, wenn man sich beispielsweise schnell gemeinsam über Pläne und Unterlagen austauschen kann." Audio- und Videokonferenzen helfen dem Unternehmen zudem, kulturelle Unterschiede in der Arbeitsweise der Mitarbeiter in den einzelnen Ländern zu überbrücken. So wurden die Erwartungen an die Lync-Lösung im hohen Maße erfüllt.

Das Fazit

"Wir haben das Projekt mit einem Technologie-Workshop gestartet. Das datac-Team war sehr gut vorbereitet und hat uns mit seiner Kompetenz beeindruckt. Angebote wurden während des Workshops on-the-fly erstellt. Auch in der Umsetzungsphase profitierte unser Projekt von schnellen Reaktionszeiten und einem hohem Maß an Flexibilität", betont Grad. Aktuell wird die Strategie für die nächsten Schritte und die Umsetzung von Microsoft Lync an weiteren Standorten entwickelt. Neue Standorte werden dann möglicherweise nativ mit Lync angebunden.

Der Kunde

Die Europoles GmbH & Co. KG unterstützt Unternehmen weltweit, Infrastruktur- und Bauaufgaben zu lösen. Als europäischer Marktführer bietet Europoles Standard- und Sonderlösungen für Masten, Stützen, Türme und Trägersysteme aus Stahl, Beton und GFK. Das weltweit agierende Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Neumarkt, daneben Produktionsstandorte in Algerien, Deutschland, Oman, Polen und in der Schweiz sowie Niederlassungen in Frankreich, Spanien, Österreich und der Türkei sowie 16 Vertriebspartnerschaften weltweit.